SUNWARE, s.r.o.

Produkty

Podnikové systémy

Demosthenes

Správa dokumentů nebyla nikdy snadnější

Systém DeMoSthenes je aplikací pro přehlednou správu dokumentů v moderní společnosti. Výchozí funkcionalita systému DeMoSthenes plně pokrývá všechny aspekty životního cyklu dokumentu ve společnosti.
Systém je možné dále rozšiřovat a kombinovat s dalšími aplikacemi, jako jsou například CRM, docházkový systém atp.

Systém DeMoSthenes se soustředí zejména na následující oblasti :

Vytvoření dokumentu

Dokument je možné založit na základě některé z přednastavených šablon, přičemž jednotlivé šablony lze průběžně upravovat, mazat a přidávat nové.
Dokumentem může být i fotografie, nebo naskenovaná faktura.

Kategorizace dokumentu

Dokument je možné zařadit do hierarchické struktury kategorií a složek. Struktura je uživatelsky definovaná a je možné ji kdykoliv upravovat. Dokument může být v průběhu životního cyklu opakovaně přemístěn, systém umožňuje i používání odkazů a přiřazování souvisejících dokumentů, nezávisle na jejich umístění.

Definice vlastností dokumentu

Každý dokument a každá složka systému mohou být doplněny o rozšiřující vlastnosti “atributy”, které umožňují přesné zachycení podrobných informací o dokumentu. Atributy slouží nejen k přesnějšímu popisu dokumentů a složek, ale i k jejich vyhledávání na základě zadaných hodnot.

Přístupová oprávnění k dokumentu

Přístupová práva k dokumentům a složkám fungují na základě několika úrovní oprávnění přiřazených jednotlivým pracovním skupinám a vyjímkám pro konkrétní uživatele. Přístupová oprávnění se hierarchicky dědí z kategorie na složky a jejich podsložky, potažmo na jejich dokumenty. Oprávnění je možné kdykoliv změnit, stejně jako je možné během několika okamžiků vyřadit uživatele z pracovní skupiny nebo mu zakázat přístup do systému.

Historie dokumentu

Systém uchovává všechny průběžné verze dokumentů, včetně případných komentářů. Umožňuje tak snadný návrat k předchozí práci v případě zásadních změn v dokumentu.

Schvalovací proces dokumentů

Nejdůležitějším nástrojem systému DeMoSthenes je DocFlow, modelování oběhu dokumentu napříč společností. Pomocí DocFlow je možné kopírovat reálný proces “schvalovacího kolečka”, s možností stanovení termínů pro jednotlivé úkoly a jejich průběžné úpravy dle potřeby.
Často používané postupy DocFlow je možné uložit a použít je jako šablonu pro tvorbu DocFlow u nových dokumentů.

Zodpovědnost

Systém, na základě DocFlow automaticky generuje jednotlivým uživatelům úkoly. Každý uživatel má přehled o svých aktuálních úkolech a úkolech, na jejichž splnění má dohlédnout. Systém je kdykoliv schopen zobrazit aktuální informace o stavu všech dokumentů, včetně informace o tom, v jaké části schvalovacího kolečka se dokument nachází, kdo má vypracovat další verzi a zda má úkol zpoždění.

Snadná přístupnost

Systém je přístupný z rozhraní internetového prohlížeče, nevyžaduje žádné klientské instalace a pro přenos dat používá zabezpečení SSL certifikátem, přihlášení do systému je podmíněno zadáním platného hesla a přístupem z povolené IP adresy. Dokumenty jsou tak přístupné téměř odkudkoliv, bez rizika neautorizovaného přístupu do systému.